Acerca de

Protection des données confidentielles

Responsable de la protection
des renseignements personnels

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, Francis Tremblay, orthophoniste membre de l'OOAQ #3496, est responsable de protection des renseignements personnels et de l'accès à l'information.

Pour le joindre:

francistremblay.co@gmail.com

(450) 394-3256

2023-09-20

Politique de Protection des Renseignements Personnels Conformément à la Loi 25

Par CO Clinique de réadaptation et de formation, S.E.N.C.

1. Introduction

Objectif de la politique : Énoncer les procédures et les mesures mises en place pour protéger les renseignements personnels conformément à la Loi 25.

Portée : La politique s’applique aux activités de l’entreprise CO Clinique de réadaptation et de formation, S.E.N.C.. Cette entreprise va effectivement collecter et conserver les données de ses clients. Par la suite, ce sont les professionnels agissant en tant que travailleurs autonomes qui vont entretenir un dossier professionnel contenant les renseignements personnels relatifs à leur prise en charge clinique. Cette gestion des données est donc assujetties aux codes de déontologie des ordres et des associations professionnels concernés.

2. Collecte de Renseignements Personnels

2.1 Renseignements Personnels des Clients

Les renseignements personnels prélevés pour chaque client sont les suivants :

Nom, prénom
Date de naissance
Adresse civique
Adresse courriel
Noms des parents
Numéros de téléphone
Raison de consultation pour des services professionnels
Services professionnel reçus antérieurement*

La majorité de ces données sont celles qui doivent être prélevées obligatoirement par plusieurs ordres du Code de profession. Plusieurs données sont requises pour entrer en contact avec le client lorsque son tour est venu d’objet un service professionnel demandé (ex : données 3,4,6). Les noms des titulaires de l’autorité parentale sont collectés, notamment pour obtenir le consentement de chaque parent pour les bénéficiaires âgés de moins de 14 ans. Les autres informations (7,8) sont collectées à des fins cliniques pour orienter la prise en charge par un professionnel. À titre d’exemple, s’il a déjà été évalué récemment, le service offert sera d’un autre ordre.

Consentement : Le client va lui-même entrer ces informations dans un formulaire d’admission électronique. Il est avisé que l’entrée de ces données mène à une mise en liste d’attente. Les données marquées d’un « * » sont facultatives, ce qui est indiqué au client lorsqu’il remplit le formulaire.

2.2 Renseignements Personnels des Travailleurs Autonomes

Les renseignements personnels prélevés pour chaque travailleur autonome sont les suivants :

Nom, prénom
Profession
Adresse civique
Adresse courriel

Ceux-ci sont entrés par le professionnel au moment de la signature de son Contrat de service.

2.2 Renseignements Personnels des Candidatures Potentielles de Travailleurs Autonomes

Les renseignements personnels prélevés pour chaque candidature reçue sont les suivants :

Nom, prénom
Profession
Numéro de téléphone
Adresse courriel

3. Utilisation et Communication des Renseignements

L’ensemble des données prélevées sont utilisées à des fins cliniques et administratives uniquement. Elles ne sont ni employées ni communiquées à des fins autres que celles de l’offre du service professionnel demandé.

Lorsqu’un partage des informations auprès d’un tiers est requis, que ce soit pour référer vers un autre professionnel, vers le réseau de la santé, de l’éducation ou vers un organisme communautaire, un Formulaire d’autorisation à communiquer des renseignements est complété et signé par le client. Ce formulaire précise :

DATE à laquelle le consentement est donné;
NOM, PRÉNOM du client (et de l’un des titulaires de l’autorité parentale s’il est âgé de moins de 14 ans).
QUELS renseignements personnels seront communiqués;
QUI communiquera ces données;
À QUI les données seront communiquées;
SUR QUELLE PÉRIODE l’autorisation est valide (maximum 120 jours);

4. Sécurité des Renseignements

Mesures de sécurité : Les données papier sont toujours entreposées dans des classeurs barrés, tel que précisé dans les codes de déontologie des ordres professionnels. Les données virtuelles sont entreposées sur un espace nuagique de l’interface Google. Les données de certains clients sont également entreposées sur la plateforme Psylio. Un nom d’utilisateur et un mot de passe sont requis pour accéder à ces plateformes. Aussi, l’ordinateur principal présent sur place comporte un mot de passe. Des changements de mot de passe seront prévus aux six mois.

Accès restreint : Les professionnels ont accès uniquement aux renseignements personnels qui concernent les clients pour lesquels ils offrent des services.

Les super-utilisateurs ayant accès aux données concernant l’ensemble des clients sont :

Les deux copropriétaires et administrateurs;
Les deux préposés à l’accueil.

5. Conservation et Destruction des Renseignements

Période de conservation : Les données recueillies seront détruites après avoir été conservées sur un maximum de 7 ans. Ceci dit, comme certains ordres professionnels prévoient un destruction des dossiers professionnels après 5 ans, plusieurs données seront détruites après cette période, selon le service concerné.

Les données numériques seront détruites sur chaque plateforme employée et les données papier sont déchiquetées par le biais d’une entreprise désignée.

6. Droits des Individus

Accès et correction : Les clients, les travailleurs autonomes et les candidats ont droit d'accéder à leurs renseignements personnels et de demander des corrections, si nécessaire. La demande doit être formulée au Responsable de la Protection des Renseignements Personnels à l’adresse francistremblay.co@gmail.com.

Retrait du consentement : Les clients, les travailleurs autonomes et les candidats peuvent également contacter le Responsable de la Protection des Renseignements Personnels pour retirer leur consentement à transmettre et conserver leurs renseignements personnels. Le Responsable aura alors 5 jours ouvrables pour supprimer les données et le confirmer auprès de l’individu en question.

7. Formation et Sensibilisation

Formation: La présente politique est communiquée à l’ensemble des administrateurs et des travailleurs autonomes concernés. Une mise en commun sur le sujet de la protection des renseignements personnels sera prévue à une fréquence de six mois. Lors d’une mise à jour de la Loi 25, une formation aux administrateurs et aux travailleurs autonomes sera prévue dans un délai de 30 jours suivant la mise à jour.

8. Rôles et Responsabilité

Les fonctions de Responsable de la Protection des Renseignements Personnels et de Responsable de l’Accès à l’information sont attribuées à Francis Tremblay, orthophoniste et copropriétaire, rejoignable au francistremblay.co@gmail.com.

9. Traitement des Incidents et des Plaintes

9.1 Traitement des incidents

Voici le contenu du Registre d’incidents entretenu :

INCIDENT DONNÉ

Date de l’incident

Circonstances de l’indicent :

Renseignement(s) personnel(s) concerné(s)

Nombre de personnes concernées

Conséquences potentielles

Probabilité que les renseignements personnels soient utilisées

Gravité potentielle du préjudice

Démarches entreprises (communication aux personnes concernées, avis à la commission d’accès à l’information) - Dates de ces avis

Personnes impliquées

9.2 Traitement des plaintes

Toute plainte sera traitée par le Responsable de la protection des renseignements personnels, Francis Tremblay, aux coordonnées suivantes : francistremblay.co@gmail.com .

9. Conformité et Révision

Vérification de la conformité : La conformité de la politique sera surveillée en continu par le Responsable de la protection des renseignements personnels.

Révision de la politique : La politique mise à jour aux six mois à partir de septembre 2023 pour s'aligner sur les changements législatifs ou les meilleures pratiques.